Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste.

Laatimispäivä ja päivitykset

Seloste on laadittu 9.6.2020.

Selostetta päivitetään tarvittaessa. Uudet versiot julkaistaan nettisivuilla välittömästi.

Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan pyöräilijät ry

www.lappeenrannanpyorailijat.fi

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osaa rekisteritiedoista säilytetään Googlen palvelussa. Google toimii näissä tapauksissa rekisteritietojen käsittelijänä (ei ylläpitäjänä). Google voi tallettaa tietoja EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä ja on mukana Privacy Shield -tiedonvaihtosopimuksessa.

Henkilötietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on lainsäädännön mukaiset oikeudet saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa ja oikaista tietonsa, vaatia henkilötietojensa poistamista, rajoittaa ja vastustaa tietojensa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.


Rekisteri 1: Jäsenrekisteri

Yhteyshenkilö

Seuran sihteeri:

Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com

040 534 0455

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin avulla ylläpidetään yhdistyksen jäsenyyteen liittyviä lakisääteisiä ja muita tarpeellisia tietoja. Tietojen avulla hoidetaan jäsenasioita, tiedotusta ja laskutusta. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Rekisteri on sähköinen.

Rekisterin tietosisältö

Yhdistyslain vaatima täydellinen nimi, osoite, yhteystiedot, syntymäaika, sukupuoli, yhdistyksen sähköpostilistan jäsenyys.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti jäseniksi liittyviltä itseltään nettisivujen liittymislomakkeella. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.

Tietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi, jäsentilanteen seuraamiseksi ja jäsenmaksutilanteen päivittämiseksi.

Tietojen säilytysaika

Jäsenmaksunsa maksamattomien ja eronneiden jäsenten tiedot poistetaan rekisteristä seuraavan vuoden aikana.


Rekisteri 2: Junnupyöräilyn ilmoittautumisrekisteri

Yhteyshenkilö

Junnupyöräilyn koordinaattori:

Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com

040 534 0455

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin avulla ylläpidetään Junnupyöräilyn osallistumiseen liittyviä tietoja. Tietojen avulla hoidetaan Junnupyöräilyn organisointia, tiedotusta ja laskutusta. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Rekisteri on sähköinen.

Rekisterin tietosisältö

Osallistujan ja huoltajan nimi, osoite, yhteystiedot, syntymävuosi. Osallistujan ikään perustuva ryhmäjako, osallistujan terveystiedot, mahdolliset ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot, harrastusavustuksen hakemistiedot, valokuvien ottamislupa, toimintaselosteen kuittaustieto, huoltajan käytettävyys ohjaajana sekä tieto siitä mistä Junnupyöräilystä on kuultu.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti osallistumisilmoittautumisen kautta nettisivujen liittymislomakkeella. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.

Tietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi ja Junnupyöräilyn organisoimiseksi.

Tietojen säilytysaika

Edellisen vuoden Junnupyöräilyn osallistumisrekisteri poistetaan seuraavan vuoden aikana.


Rekisteri 3: Junnupyöräilyn ohjaajarekisteri

Yhteyshenkilö

Junnupyöräilyn koordinaattori:

Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com

040 534 0455

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin avulla ylläpidetään Junnupyöräilyn ohjaajien tietoja. Tietoja käytetään Junnupyöräilyn organisoimiseen. Rekisteri on sähköinen.

Rekisterin tietosisältö

Ohjaajan nimi ja yhteystiedot.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti ohjaajailmoittautumisen kautta nettisivujen liittymislomakkeella ja sähköpostilla ohjaajilta itseltään. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.

Tietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi ja Junnupyöräilyn organisoimiseksi.

Tietojen säilytysaika

Edellisen vuoden Junnupyöräilyn ohjaajarekisteri poistetaan seuraavan vuoden aikana.


Rekisteri 4: Seuran uutiskirjeiden jakelulista

Yhteyshenkilö

Seuran sihteeri:

Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com

040 534 0455

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin avulla ylläpidetään seuran jäsenille lähetettävien uutiskirjeiden jakelulistoja. Rekisteri on sähköinen.

Rekisterin tietosisältö

Jäsenen sähköpostiosoite.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot saadaan pääsääntöisesti nettisivujen jäseneksiliittymislomakkeen kautta ja sähköpostilla jäseneltä itseltään. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.

Tietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi ja uutiskirjeiden lähettämiseksi.

Tietojen säilytysaika

Tiedot poistetaan rekisteristä heti jäsenen erottua yhdistyksestä tai pyydettyä tietojen poistamista uutiskirjeiden jakelulistalta.


Rekisteri 5: Seuran omavalvonta

Yhteyshenkilö

Seuran sihteeri:

Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com

040 534 0455

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriin tallennetaan tiedot seuran toiminnassa tapahtuneista vaara- ja onnettomuustilanteista.

Rekisterin tietosisältö

Raportoijan nimi, raportoijan yhteystiedot, vaara- tai onnettomuustilanteen tiedot, tapahtuman järjestäjien tai -ohjaajien yhteystiedot,  loukkaantuneiden yhteystiedot, silminnäkijöiden tai todistajien yhteystiedot, onnettomuudesta vastaavan viranomaisen yhteystiedot, muut tilanteeseen liittyvät tiedot.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot saadaan vaara- tai onnettomuustilanteen raportoivalta henkilöltä. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.

Tietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi, vaara- ja onnettomuustilanteisiin liittyvien asioiden hoitamiseksi sekä omavalvonta-asioiden järjestämiseksi.

Tietojen säilytysaika

Vaara- ja onnettomuustilanteiden tiedot säilytetään. Yhteystiedot poistetaan asianomaisten niin pyytäessä.


Rekisteri 6: Seuran tapahtumien ja kilpailujen osallistuja-, talkoo- ja tulosrekisteri

Yhteyshenkilö

Seuran sihteeri:

Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com

040 534 0455

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriin tallennetaan tiedot seuran tapahtumien ja kilpailujen osallistujista, talkoolaisista ja tuloksista.

Rekisterin tietosisältö

Osallistujien ja talkoolaisten nimet ja yhteystiedot.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot saadaan tapahtumien ja kilpailujen ilmoittautumisten kautta. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan. Internetissä olevat tuloslistat ovat julkisesti nähtävillä, mutta niiden muokkaminen ja hallinnoiminen vaatii tunnistautumisen.

Tietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja tuloslistojen ylläpitämiseksi.

Tietojen säilytysaika

Tapahtumien osallistujatietoja ja talkoolaistietoja säilytetään 2 vuotta. Internet-sivuilla julkaistuja tuloslistat ovat siellä toistaiseksi. Henkilö voi pyytää omien tietojen poistamista.


Rekisteri 7: Seuran valokuvat

Yhteyshenkilö

Seuran sihteeri:

Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com

040 534 0455

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriin tallennetaan seuran toiminnassa otettuja valokuvia.

Rekisterin tietosisältö

Valokuvia ja niillä mahdollisesti näkyviä henkilöitä.

Rekisterin tietolähteet

Valokuvia saadaan toiminnassa mukana olevilta ohjaajilta, osallistujila, talkoolaisilta sekä muilta henkilöiltä.

Rekisterin suojaus

Valokuvia hallitaan järjestelmissä, joiden käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan. Internetissä julkaistut kuvat ovat julkisesti nähtävillä.

Tietojen käsittelijät

Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi.

Tietojen säilytysaika

Kuvia säilytetään toistaiseksi. Kuvassa näkyvä henkilö voi pyytää kuvan poistamista ja tai kuvan käyttöoikeuden rajaamista.