Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste.
Laatimispäivä ja päivitykset
Seloste on laadittu 9.6.2020.
Selostetta päivitetään tarvittaessa. Uudet versiot julkaistaan nettisivuilla välittömästi.
Rekisterinpitäjä
Lappeenrannan pyöräilijät ry
www.lappeenrannanpyorailijat.fi
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Osaa rekisteritiedoista säilytetään Googlen palvelussa. Google toimii näissä tapauksissa rekisteritietojen käsittelijänä (ei ylläpitäjänä). Google voi tallettaa tietoja EU:n ulkopuoliseen datakeskukseen. Google on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuojalainsäädäntöä ja on mukana Privacy Shield -tiedonvaihtosopimuksessa.
Henkilötietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on lainsäädännön mukaiset oikeudet saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa ja oikaista tietonsa, vaatia henkilötietojensa poistamista, rajoittaa ja vastustaa tietojensa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Rekisteri 1: Jäsenrekisteri
Yhteyshenkilö
Seuran sihteeri:
Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com
040 534 0455
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin avulla ylläpidetään yhdistyksen jäsenyyteen liittyviä lakisääteisiä ja muita tarpeellisia tietoja. Tietojen avulla hoidetaan jäsenasioita, tiedotusta ja laskutusta. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Rekisteri on sähköinen.
Rekisterin tietosisältö
Yhdistyslain vaatima täydellinen nimi, osoite, yhteystiedot, syntymäaika, sukupuoli, yhdistyksen sähköpostilistan jäsenyys.
Rekisterin tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti jäseniksi liittyviltä itseltään nettisivujen liittymislomakkeella. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.
Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi, jäsentilanteen seuraamiseksi ja jäsenmaksutilanteen päivittämiseksi.
Tietojen säilytysaika
Jäsenmaksunsa maksamattomien ja eronneiden jäsenten tiedot poistetaan rekisteristä seuraavan vuoden aikana.
Rekisteri 2: Junnupyöräilyn ilmoittautumisrekisteri
Yhteyshenkilö
Junnupyöräilyn koordinaattori:
Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com
040 534 0455
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin avulla ylläpidetään Junnupyöräilyn osallistumiseen liittyviä tietoja. Tietojen avulla hoidetaan Junnupyöräilyn organisointia, tiedotusta ja laskutusta. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Rekisteri on sähköinen.
Rekisterin tietosisältö
Osallistujan ja huoltajan nimi, osoite, yhteystiedot, syntymävuosi. Osallistujan ikään perustuva ryhmäjako, osallistujan terveystiedot, mahdolliset ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot, harrastusavustuksen hakemistiedot, valokuvien ottamislupa, toimintaselosteen kuittaustieto, huoltajan käytettävyys ohjaajana sekä tieto siitä mistä Junnupyöräilystä on kuultu.
Rekisterin tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti osallistumisilmoittautumisen kautta nettisivujen liittymislomakkeella. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.
Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi ja Junnupyöräilyn organisoimiseksi.
Tietojen säilytysaika
Edellisen vuoden Junnupyöräilyn osallistumisrekisteri poistetaan seuraavan vuoden aikana.
Rekisteri 3: Junnupyöräilyn ohjaajarekisteri
Yhteyshenkilö
Junnupyöräilyn koordinaattori:
Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com
040 534 0455
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin avulla ylläpidetään Junnupyöräilyn ohjaajien tietoja. Tietoja käytetään Junnupyöräilyn organisoimiseen. Rekisteri on sähköinen.
Rekisterin tietosisältö
Ohjaajan nimi ja yhteystiedot.
Rekisterin tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti ohjaajailmoittautumisen kautta nettisivujen liittymislomakkeella ja sähköpostilla ohjaajilta itseltään. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.
Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi ja Junnupyöräilyn organisoimiseksi.
Tietojen säilytysaika
Edellisen vuoden Junnupyöräilyn ohjaajarekisteri poistetaan seuraavan vuoden aikana.
Rekisteri 4: Seuran uutiskirjeiden jakelulista
Yhteyshenkilö
Seuran sihteeri:
Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com
040 534 0455
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisterin avulla ylläpidetään seuran jäsenille lähetettävien uutiskirjeiden jakelulistoja. Rekisteri on sähköinen.
Rekisterin tietosisältö
Jäsenen sähköpostiosoite.
Rekisterin tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti nettisivujen jäseneksiliittymislomakkeen kautta ja sähköpostilla jäseneltä itseltään. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.
Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi ja uutiskirjeiden lähettämiseksi.
Tietojen säilytysaika
Tiedot poistetaan rekisteristä heti jäsenen erottua yhdistyksestä tai pyydettyä tietojen poistamista uutiskirjeiden jakelulistalta.
Rekisteri 5: Seuran omavalvonta
Yhteyshenkilö
Seuran sihteeri:
Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com
040 534 0455
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin tallennetaan tiedot seuran toiminnassa tapahtuneista vaara- ja onnettomuustilanteista.
Rekisterin tietosisältö
Raportoijan nimi, raportoijan yhteystiedot, vaara- tai onnettomuustilanteen tiedot, tapahtuman järjestäjien tai -ohjaajien yhteystiedot, loukkaantuneiden yhteystiedot, silminnäkijöiden tai todistajien yhteystiedot, onnettomuudesta vastaavan viranomaisen yhteystiedot, muut tilanteeseen liittyvät tiedot.
Rekisterin tietolähteet
Tiedot saadaan vaara- tai onnettomuustilanteen raportoivalta henkilöltä. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.
Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi, vaara- ja onnettomuustilanteisiin liittyvien asioiden hoitamiseksi sekä omavalvonta-asioiden järjestämiseksi.
Tietojen säilytysaika
Vaara- ja onnettomuustilanteiden tiedot säilytetään. Yhteystiedot poistetaan asianomaisten niin pyytäessä.
Rekisteri 6: Seuran tapahtumien ja kilpailujen osallistuja-, talkoo- ja tulosrekisteri
Yhteyshenkilö
Seuran sihteeri:
Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com
040 534 0455
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin tallennetaan tiedot seuran tapahtumien ja kilpailujen osallistujista, talkoolaisista ja tuloksista.
Rekisterin tietosisältö
Osallistujien ja talkoolaisten nimet ja yhteystiedot.
Rekisterin tietolähteet
Tiedot saadaan tapahtumien ja kilpailujen ilmoittautumisten kautta. Rekisterin tietoja voi päivittää olemalla yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.
Rekisterin suojaus
Rekisterin käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan. Internetissä olevat tuloslistat ovat julkisesti nähtävillä, mutta niiden muokkaminen ja hallinnoiminen vaatii tunnistautumisen.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja tuloslistojen ylläpitämiseksi.
Tietojen säilytysaika
Tapahtumien osallistujatietoja ja talkoolaistietoja säilytetään 2 vuotta. Internet-sivuilla julkaistuja tuloslistat ovat siellä toistaiseksi. Henkilö voi pyytää omien tietojen poistamista.
Rekisteri 7: Seuran valokuvat
Yhteyshenkilö
Seuran sihteeri:
Matti Pesu
mattipesu (ät) gmail.com
040 534 0455
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin tallennetaan seuran toiminnassa otettuja valokuvia.
Rekisterin tietosisältö
Valokuvia ja niillä mahdollisesti näkyviä henkilöitä.
Rekisterin tietolähteet
Valokuvia saadaan toiminnassa mukana olevilta ohjaajilta, osallistujila, talkoolaisilta sekä muilta henkilöiltä.
Rekisterin suojaus
Valokuvia hallitaan järjestelmissä, joiden käyttäminen vaatii tunnuksen ja salasanan. Internetissä julkaistut kuvat ovat julkisesti nähtävillä.
Tietojen käsittelijät
Rekisterin käyttöoikeus on niillä yhdistyksen vastuuhenkilöillä, joilla se on välttämätöntä rekisterin ylläpitämiseksi.
Tietojen säilytysaika
Kuvia säilytetään toistaiseksi. Kuvassa näkyvä henkilö voi pyytää kuvan poistamista ja tai kuvan käyttöoikeuden rajaamista.
